Verbandsarbeit und keiner macht mit?

Veröffentlicht am 4. März 2020

Viele Entscheidungsträger in einem Verband engagieren sich hauptberuflich oder
ehrenamtlich und stecken viel Zeit und Energie in diese Arbeit. Trotzdem sind es immer die gleichen und meist wenigen Mitglieder, die tatkräftig mitwirken. Auch auf regelmäßigen Treffen und Versammlungen sieht man immer wieder die gleichen Gesichter.

Dabei ist es nicht so, dass die anderen nicht wollen, sondern oft fehlt ganz einfach die
direkte Ansprache, das „Abholen“ der eher passiven Mitglieder zu gemeinsamen Aktivitäten und Aufgaben.
Verbände müssen sich auf neue Zeiten und neue Kommunikationswege einstellen, um „up to date“ zu bleiben, und ihren Mitgliedern die Mitarbeit so einfach wie möglich zu machen.

Es gilt komplizierte, organisatorische Strukturen aufzuweichen und die Kommunikation untereinander zu vereinfachen, um alle Mitglieder zu erreichen, in Entscheidungsprozesse einzubeziehen und Missverständnisse zu vermeiden.
Wunsch versus Realität Engagierte Mitglieder voller Energie und Tatendrang, die möglichst jede freie Minute in die Verbandsarbeit stecken, volle Mitgliederversammlungen und – am besten – Mitglieder, die aktiv nach Aufgaben fragen und sie im Idealfall gewissenhaft erfüllen sind die Idealvorstellung eines jeden Verbandsverantwortlichen. Eine Utopie? In gewisser Hinsicht schon, denn nie werden alle Mitglieder 100%igen Einsatz bieten. Aber das ist normalerweise auch nicht nötig, wenn wenigstens jeder ein bisschen was tut. Dazu muss aber auch jeder im Verband erreicht werden.

Wie war es bisher?
In der Regel läuft die Kommunikation mit den Mitgliedern eines Verbands via E-Mail oder per Brief. Für die interne Abstimmung verständigt man sich über’s Telefon oder organisiert sich in Whatsapp-Gruppen. Meistens sind mehrere, verschiedene Kanäle in Gebrauch, und oft steht in einem Kanal eine Nachricht, die in einem anderen gar nicht erscheint und somit mehrere Adressaten möglicherweise nicht erreicht. Auf Antworten und Reaktionen der muss man oft lange oder vergeblich warten. Immer wieder kommen Rückmeldungen, wie: „Das habe ich nicht bekommen.“

Was kann man tun?
Ein Verband möchte einfach zusammenarbeiten, und zwar im wahrsten Sinne des Wortes. Alle sollen einbezogen werden. Es sollte den Mitgliedern so einfach wie möglich gemacht werden, sich am Verbandsleben zu beteiligen.

Welche Maßnahmen sind hierfür nötig?

Tipp 1: Sorgen Sie dafür, dass sich die Mitglieder untereinander vernetzen, indem Sie eine virtuelle Verbindung unter den Mitgliedern herstellen. Auf diese Weise gelingt der Wissens- und Ideenaustausch schneller und unkomplizierter. Möglicherweise finden Mitglieder zueinander, die sich bisher gar nicht kannten.

Tipp 2: Ermöglichen Sie Teilnehmern, die nicht vor Ort sein können, auch online an
Arbeitskreisen teilzunehmen. Dadurch entsteht ein virtueller Tisch, der die Teilnahme so einfach wie möglich macht und niemanden ausschließt.

Tipp 3: Einladungen zu Veranstaltungen sollten online verschickt werden, und im Idealfall sollte die Zu- oder Absage ebenfalls direkt online ermöglicht werden. Rückmeldungen können dadurch einfach verwaltet werden, was einen besseren Überblick verschafft.

Tipp 4: Abstimmungen sollten digital möglich sein. Jeder wird eingebunden, keiner ist außen vor, egal, ob er physisch dabei sein kann oder nicht.

Tipp 5: Idealerweise sollte eine Moderation und/ oder Mediation vorhanden sein. Es sollten auch Richtlinien für die Kommunikation in sozialen Medien existieren. Die Verständigung untereinander wird vereinfacht, und Missverständnisse werden vermieden.

Tipp 6: Einmal für den Verband erworbenes Wissen sollte dokumentiert werden und für jedes Mitglied zugänglich sein. Wissen geht nicht verloren und kann jederzeit wieder abgerufen werden.

Tipp 7: Adressdatenbanken sollten gepflegt und zentral erreichbar sein. Das erleichtert die Suche und vermeidet unnötiges Nachfragen. Dadurch wird Zeit gespart. Auf diese Weise können sehr viel mehr Mitglieder eingebunden und die Kommunikation im Verband verbessert werden. Denn Kommunikation ist die Grundlage einer erfolgreichen Verbandsarbeit. Es bleibt also nicht die Arbeit wie früher an einigen Wenigen hängen. Jedes Mitglied kann auf einfachem Wege zur aktiven Mitarbeit aufgefordert werden.

Wie sieht Verbandsarbeit zukünftig aus?
Idealerweise haben alle Mitglieder ein Tool, über das sie miteinander kommunizieren
können. Das ersetzt nicht die persönlichen Treffen, aber gibt ihnen die Möglichkeit, sich schnell und einfach einzubringen. Die Mitglieder können sich schnell und unkompliziert vernetzen und so zu einer echten, eingeschweißten Community werden. Dabei können sie schlagkräftige Teams bilden und gemeinsam Kampagnen und Aktionen planen und durchführen. Das fördert in jedem Fall das Gemeinschaftsgefühl, das jeder Verband braucht. Die Zusammenarbeit wird unkomplizierter und engagierter. Es sind nicht immer die Gleichen, die mitmachen. Diskussionen und Abstimmungen können stattfinden, notfalls auch ohne sich zu treffen, falls Zeitmangel herrscht. Mangelnde Zeit ist nun keine Ausrede mehr.

Wissen kann abgespeichert und regelmäßig abgerufen werden. Dadurch werden viele Prozesse im Verband transparenter. Das fördert auf Dauer zufriedenere und engagiertere Mitglieder.